Bail commercial : la régularisation tardive des charges n’oblige pas le bailleur à rembourser les provisions

En 2008, la société 17 Caen Mémorial consent un bail commercial à la société Imprimerie presse Calvados, aux droits de laquelle se retrouve ultérieurement la société Publihebdos. Le bail est renouvelé à compter du 2 mars 2017, ce qui rend applicable la loi Pinel du 18 juin 2014 et son décret d’application du 3 novembre 2014.

Le bail prévoit contractuellement que les provisions sur charges sont versées chaque trimestre et que la régularisation annuelle doit intervenir en même temps que l’appel de loyer suivant la clôture de l’exercice.

En pratique, la bailleresse ne transmet aucun état récapitulatif de charges pendant des années. Ce n’est qu’à la suite d’une mise en demeure adressée par la locataire le 1er juillet 2021 que la bailleresse communique, le 16 juillet 2021, les états de dépenses et les factures de régularisation pour les années 2016 à 2020. Les pièces justificatives complètes ne sont produites qu’en cours de procédure d’appel.

La locataire saisit le tribunal judiciaire de Caen en remboursement de la totalité des provisions versées depuis 2016, soit 108 589,64 euros. Le tribunal fait droit à cette demande pour les années 2016 à 2020, au motif que la bailleresse ne justifiait pas du montant des charges réclamées. La cour d’appel de Caen infirme ce jugement par arrêt du 11 avril 2024 : nonobstant le retard de régularisation, les charges demeurent exigibles dès lors qu’elles sont justifiées et non contestées dans leur principe ni dans leur montant par la locataire. La société Publihebdos se pourvoit en cassation.

Le problème juridique

Lorsqu’un bailleur n’a pas communiqué l’état récapitulatif annuel de charges dans les délais — ni dans le délai légal du 30 septembre (art. R. 145-36 du Code de commerce), ni dans le délai contractuel prévu au bail — est-il automatiquement déchu de son droit de conserver les provisions versées par le locataire, même s’il produit finalement les justificatifs devant le juge ?

Autrement dit : la tardiveté de la régularisation constitue-t-elle, à elle seule, une sanction entraînant restitution de plein droit des provisions ?

La solution de la Cour

La Cour de cassation rejette le pourvoi et formule un principe de portée générale :

« Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. »

La Cour opère ainsi une distinction structurante entre deux situations radicalement différentes :

• L’absence totale de régularisation, qui prive les appels de provisions de leur fondement et expose le bailleur à restitution (solution issue de Cass. 3e civ., 5 nov. 2014, n° 13-24.451, publié) ;
• La régularisation tardive mais probante, qui ne déclenche aucune sanction automatique dès lors que le bailleur établit la réalité et le montant des charges.

Le raisonnement repose sur une logique probatoire et non punitive : les provisions sur charges constituent de simples avances, dont la perception n’est légitime qu’à la condition d’être justifiée. Si la justification est tardive mais réelle, les sommes versées ne présentent pas le caractère d’un indu. Il devient alors difficile d’en ordonner la restitution sans remettre en cause une dette dont l’existence n’est pas discutée.

La Cour s’appuie sur l’article 1103 du Code civil — la force obligatoire du contrat — plutôt que de recourir à l’ancienne notion de cause, désormais disparue depuis la réforme du droit des obligations de 2016. Elle confirme en creux ce que les avocates générales avaient exposé dans leur avis de rejet : l’article R. 145-36 du Code de commerce fixe un délai mais ne prévoit pas de sanction, et le simple retard du bailleur ne peut pas être qualifié d’« arrangement » faisant échec aux dispositions d’ordre public de l’article L. 145-40-2, au sens de l’article L. 145-15 du même code.

Analyse et portée pratique

Ce que l’arrêt change ; et ce qu’il confirme

L’apport principal de cet arrêt est de clore un débat jurisprudentiel qui divisait praticiens et commentateurs depuis l’entrée en vigueur de la loi Pinel. Certains plaidaient pour une déchéance automatique du bailleur en cas de retard — y compris si les charges étaient finalement justifiées — en s’appuyant sur une lecture extensive de l’arrêt du 5 novembre 2014. D’autres, plus pragmatiques, faisaient valoir que cet arrêt ne visait qu’une situation d’absence totale de régularisation.

La Cour de cassation tranche : le retard ne suffit pas. La sanction est conditionnée à l’absence de justification, non à la tardiveté de celle-ci.

Cette solution s’inscrit dans la continuité d’une jurisprudence déjà établie en matière de bail d’habitation (art. 23 de la loi du 6 juillet 1989), où la même logique prévaut : faute de sanction légale expresse, le bailleur peut produire ses justificatifs à tout moment, y compris en cours de procédure, dans la limite du délai de prescription.

Pour le bailleur : une protection conditionnée à la preuve

L’arrêt n’est pas un blanc-seing. Si le bailleur peut se prévaloir de la tardiveté pour résister à une demande de restitution, il ne le peut qu’à la condition de justifier effectivement des charges. Les conséquences pratiques sont les suivantes :

• La conservation méthodique de toutes les pièces justificatives (factures, décomptes, appels de fonds, avis d’imposition, clés de répartition) devient une exigence absolue : sans elles, la tardiveté se mue en défaillance probatoire et la restitution redevient possible.
• Le retard de régularisation reste un manquement contractuel, susceptible d’engager la responsabilité du bailleur et d’exposer ce dernier à une action en dommages-intérêts, notamment si le locataire justifie d’un préjudice lié à l’impossibilité de budgétiser ses charges (Cass. 3e civ., 21 mars 2012, n° 11-14.174).
• Par ailleurs, le retard dans la régularisation peut faire obstacle à la mise en œuvre d’une clause résolutoire, la Cour ayant déjà jugé qu’un bailleur ne peut invoquer de bonne foi cette clause s’il est lui-même en défaut de régularisation (Cass. 3e civ., 5 novembre 2015, n° 14-11.024).
• Enfin, en bail d’habitation, il est jugé que le point de départ du délai de prescription court, pour le locataire, à compter de la régularisation — et non du versement de la provision. Si cette solution venait à être transposée en bail commercial, le bailleur négligent resterait exposé à une action en restitution aussi longtemps qu’il ne se serait pas exécuté.

Pour le preneur : une stratégie contentieuse à recentrer

L’arrêt du 29 janvier 2026 impose au locataire commercial de renoncer à une approche purement formelle. Invoquer le seul dépassement du délai légal ou contractuel ne suffit plus pour obtenir restitution, dès lors que le bailleur produit des justificatifs sérieux.

Une stratégie défensive efficace devra désormais s’articuler autour de griefs de fond :

• Contester la récupérabilité des charges au regard de l’inventaire contractuel et des exclusions d’ordre public issues de l’article R. 145-35 du Code de commerce ;
• Discuter la répartition et les clés de ventilation appliquées ;
• Envisager, en cas de comportement persistant du bailleur, une action indemnitaire fondée sur la mauvaise foi dans l’exécution du contrat.

À retenir

La tardiveté de la régularisation des charges en bail commercial n’entraîne pas automatiquement restitution des provisions. Le bailleur peut conserver les sommes versées à titre provisionnel s’il justifie, même en cours de procédure, de la réalité et du montant des charges. En revanche, l’absence totale de régularisation reste sanctionnée par la restitution. Le retard demeure un manquement contractuel, susceptible d’engager la responsabilité du bailleur et de faire obstacle à la mise en œuvre d’une clause résolutoire. Pour le locataire, la stratégie doit désormais se fonder sur des contestations de fond – récupérabilité des charges, conformité de l’inventaire, exactitude de la répartition – plutôt que sur la seule irrégularité procédurale.

Conclusion

Cet arrêt publié au Bulletin marque une clarification bienvenue dans un contentieux qui avait trop longtemps prospéré sur l’ambiguïté de la jurisprudence antérieure. Il réconcilie la protection légitime du locataire — qui ne doit pas payer des charges injustifiées — avec l’équité contractuelle — qui ne peut conduire à enrichir le locataire de charges pourtant réelles et dues, au seul motif que le bailleur les a communiquées avec retard. La rigueur s’impose désormais aux deux parties : au bailleur de justifier avec soin et dans les délais ; au locataire de débattre sur le fond des charges appelées.